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numéro 09 - septembre 2018
la dématérialisation

La dématérialisation optimise le fonctionnement des collectivités

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Après la dématérialisation de la comptabilité publique, obligatoire depuis janvier 2015, c’est l’ensemble du processus de passation de marchés publics qui devra être dématérialisé à compter d’octobre prochain. Pour être accompagnées dans cette transformation numérique interne et répondre au besoin croissant de mobilité de leurs élus, les collectivités peuvent s’appuyer sur les solutions éprouvées de Docapost, filiale du Groupe La Poste.

« Les collectivités sont désormais familiarisées avec la signature électronique des documents pour leurs échanges comptables. La dématérialisation de la procédure de passation des marchés publics supérieurs à 25 000 € est une étape de plus. Elles peuvent alors vite être submergées par le volume de documents à traiter et leur suivi », souligne Pierre-André Florat, directeur général délégué de Docapost FAST. Un constat qui a déjà conduit plus de 1000 collectivités à opter pour l’outil Fast-Parapheur, développé par la société Docapost FAST, qui a rejoint Docapost en 2016. Version dématérialisée du parapheur papier qui circule de service en service afin que chaque personne concernée y appose son visa, cette solution permet de signer électroniquement tous types de documents1, garantissant ainsi authenticité, confidentialité et valeur légale irréfutable.

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Autre domaine où le passage à un processus entièrement numérique facilite la vie des agents et des élus : l’organisation des diverses réunions inhérentes à la vie d’une collectivité. « Avec notre outil FAST-Elus, en un seul clic, la convocation est envoyée à l’ensemble des élus. On sait si elle a été reçue, ouverte. Résultats : un gain de productivité et un meilleur suivi », indique Pierre-André Florat. Pour une collectivité d’une soixantaine d’élus, c’est une semaine de gagnée sur l’organisation de chaque réunion et 460 ramettes de papier économisées chaque année. Quant aux élus, ils reçoivent leurs convocations directement sur leur tablette ou leur smartphone, peuvent annoter les documents et les renvoyer, faire des délégations de pouvoir… Ils sont ainsi déjà plus de 6000 à utiliser cette solution, adoptée par plus de 300 collectivités en France.

1 Dont des documents comptables de type XML à la norme Hélios.
#Dématérialisation #Docapost FAST #Fast-Parapheur

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