état civil ; Maileva
20 novembre

Élaborer les listes électorales : pour une méthode moins chronophage

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Avant chaque élection, tous les services d’état civil sont surmenés. Dans l’obligation de mettre à jour leurs bases de données pour définir les listes électorales, ils perdent un temps considérable à envoyer des courriers de radiation. Une tâche qui pourtant s’avère facilement externalisable. Focus sur Maileva, une solution du Groupe La Poste.

S’il est un service communal qui n’a pas pour habitude de faire appel à des prestataires, c’est bien celui de l’état civil… Mais contrairement aux apparences, il peut tout à fait déléguer certaines tâches. Parmi elles, l’envoi des lettres de radiation des listes électorales, qui, comme le prévoit la loi, doivent être envoyées en recommandé. L’objectif est de vérifier que le destinataire n’habite plus à l’adresse indiquée avant de le radier de la liste électorale. Chacun de ces plis doit être rempli manuellement. Deux méthodes prévalent dès lors parmi les agents : réaliser cette opération quelques heures par jour pendant des mois ou bien tout faire d’un coup plusieurs semaines durant. Quelle que soit l’option retenue, cette tâche demeure extrêmement chronophage pour les agents de la mairie…

Une solution rapide, sûre et économique

Avec plus de 1 000 courriers à envoyer, la ville de Pierrefitte-sur-Seine avait fort à faire avant l’élection européenne de 2019. Devant l’ampleur de la tâche, et pour la toute première fois, cette commune de Seine-Saint-Denis a décidé d’externaliser la gestion de ses courriers de radiation et d’utiliser Maileva, la plateforme numérique d’envoi multicanal du Groupe La Poste. Plus besoin pour la mairie d’étiqueter les lettres, de remplir leurs en-têtes ou d’effectuer les envois. Ce sont les équipes de Maileva qui s’en sont chargé ! Les agents communaux n’ont eu qu’à transférer la liste des adresses postales des destinataires sur la plateforme, l’entité du Groupe La  Poste s’est occupé du reste et ce en un temps record. Facile à prendre en main, cette solution fait foi devant la loi et génère des économies, notamment grâce au gain de temps dégagé pour les équipes municipales. À noter, on peut aussi utiliser Maileva pour envoyer de simples courriers ! Après avoir souscrit à un abonnement annuel, réduit de moitié pour les collectivités – pas besoin d’être un grand compte pour bénéficier d’un tarif préférentiel – les mairies n’ont plus qu’à payer l’affranchissement. Satisfaite de la réactivité de Maileva, Pierrefitte-sur-Seine a décidé de recourir également à ses services pour son pôle commerce et développement urbain, qui doit gérer chaque année l’envoi de nombreux dossiers volumineux. C’est désormais Maileva qui réalisera pour lui cette mission.

#Maileva #Solutions du Groupe La Poste

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